Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang saling terkait, saling tergantung, saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan sistem yang bersangkutan. Elemen-elemen tersebut merupakan struktur yang membentuk sistem yang bersangkutan melekukan kegiatan secara teratur sesuai metode yang ditentukan oleh sistem yang bersangkutan untuk melakukan tujuan sistem. Kegiatan yang secara teratur dan rutin itulah yang disebut prosedur.

Sistem Rekam Medik adalah suatu sistem yang mengorganisasikan formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen Rumah Sakit guna memudahkan pengelolaan Rumah sakit dan sarana pelayanan kesehatan lainnya.

Sistem Identifikasi Pasien Secara Alphabetical

Sistem identifikasi pasien secara Alphabetical atau penamaan adalah sistem identifikasi kepada pasien untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain sehingga memperlancar atau mempermudah dalam pemberian pelayanan kepada pasien.

Tujuan Sistem Identifikasi Pasien Secara  Alphabetical

Untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain, pasien baru dengan pasien yang lama dan menghindari terjadinya mal praktik, sehingga dalam memberikan pelayanan kepada seorang pasien dapat berjalan dengan mudah dan lancar.

Macam–Macam Sistem Identifikasi Pasien Berdasarkan Alphabetical

Suatu sistem identifikasi pasien berdasarkan nama

a. Sistem Identifikasi Pasien Alphabetical Murni dari pasien secara langsung. Penulisan nama pasien;

1. Nama diri (First Name)

2. Nama lengkap ( Surename )

Penulisan nama keluarga selalu dicantumkn terlebih dahulu, lalu diikuti nama diri.

b. Sistem Identifikasi Pasien Alphabetical Fonetik.

Suatu sistem identifikasi pasien berdasarkan huruf ejaan, tulisan berbeda tetapi lafal atau ejaan sama.

c. Sistem Identifikasi Pasien Alphabetical Soundex fonetik.

Suatu sistem identifikasi pasien berdasarkan lafal ejaan, tulisan sama tetapi lafal atau ejaan berbeda.

 Penggolongan Nama Pasien

Menulis Nama Orang Indonesia.

1)      Nama Tunggal

Nama orang yang hanya terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu disebut.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Paimo                          Paimo

Ponijan                        Ponijan

2)            Nama Majemuk

Nama orang Indonesia yang majemuk dan oleh si pemilik nama itu ditulis menjadi satu, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.

Contoh     :      Nama                                 Diindeks

Alfi Hidayah                     Alfi Hidayah

Naylufar Daffa               Naylufar Daffa

3)            Nama keluarga

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama keluarga, yang di utamakan nama keluarganya.

Contoh:           Nama                                  Diindeks

Arief Sujatmiko                Sujatmiko, Arief

4)            Bukan nama keluarga

Di Indonesia nama keluarga belum di kenal begitu luas, banyak nama orang Indonesia yang terdiri lebih dari satu atau dua kata, akan tetapi nama itu nama sebenarnya, bukan nama keluarga.maka untuk nama orang Indonesia yang lebih dari satu atau dua kata, kata terakhir di jadikan kata tangkap utama, atau di anggap sebagai nama keluarga

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Bima Anggara             Anggara, Bima

Didik Sapto                 Sapto, Didik

5)            Nama marga, suku, clan

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama marga, suku, dan klan yang dinamakan nama marga suku, klan

Contoh     :      Nama                           Dindeks

Dony Sitompul            Sitompul, Dony

Arman Simatupang     Simatupang, Arman

6)            Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki

Banyak wanita Indonesia menggunakan nama laki-laki mungkin nama ayahnya, nama suaminya atau mungkin namanya sendiri, bagi nama wanita Indonesia yang menggunakan nama laki-laki diindeks dan di tulis nama laki-laki dijadikan kata tangkap utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Alfi Arief                    Arief, Alfi

Daffa Arief                   Arief, daffa

7)            Nama Permandian

Bagi orang Indonesia yang menggunakan nama permandian atau nama baptis maka nama tersebut diindeks dan ditulis menurut nama terakhir.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Ignatius Arief              Arief, Ignatius

8)            Nama Gelar

Nama – nama yang diikuti dengan gelar – gelar. Penulisan gelar – gelar tersebut ditempatkan dibelakang tanda kurung.

Nama Gelar dibedakan menjadi berikut   :

a)      Gelar Kesarjanaan

Contoh:     Nama                           Diindeks

Drs. Suwarno              Suwarno ( Drs)

Alfi, Ssi                       Alfi ( Ssi )

b)      Gelar kepangkatan

Contoh      :                                   Nama         Diindeks

Serda  Suhardi            Suhardi ( Serda )

Letkol Agus                Agus ( Letkol )

c)      Gelar keagamaan

Contoh      :                                   Nama         Diindeks

Pendeta Yesaya          Yesaya (Pendeta)

Haji Zainul Arifin       Arifin, Zainul ( Haji)

d)     Gelar kebangsawanan

Contoh      :                                   Nama         Diindeks

K.G.P.H Prawiro        Prawiro  (K.G.P.H)

9)            Nama Singkatan.

a)      Nama Singkatan Yang Tidak Diketahui Kepanjangannya.

Nama yang diiringi atau didahului dengan singkatan tetapi tidak diketahui kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

A. Yulian                    Yulian, A.

A.R Setyowati            setyowati, A.S.

b)      Nama Singkatan Yang Diketahui Kepanjangannya.

Apabila nama didahului atau diiringi dengan nama singkatan, dan singkatan itu diketahui kepanjangannya dan diindeks menurut yang telah dibicarakan.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

N.I. Khoiriyah             Khoiriyah Naila Izzah

N. Saidah                    Saidah Naila

Menulis Nama orang Cina, Korea, Vietnam dan sejenisnya.

1)            Nama Asli.

Nama asli orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya diindeks dan ditulis sebagaimana mestinya.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Chia  Lia Woo             Chia Lia Woo

Wong Fei Hung          Wong Fei Hung

2)            Nama Orang Cina Yang Digabung Dengan Nama Orang Eropa.

Dalam kasus ini nama orang Cina lebih diutamakan baru menyusul nama orang Eropa.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Andy Lau                    Lau, Andy

Menulis Nama Orang india, Jepang, Muang thai, dan Sejenisnya.

Dalam kaitan nama – nama orang India, Jepang, Muangthai, dan sejenisnya kata akhir dijadikan kata tangkap utama dalam indeks, tanpa memperhatikan apakah kata akhir itu nama keluarga atau nama clan.

Contoh     :      Nama                           Diindeks                                                    Rajasing Nehru Nehru, Rajasing

Uciha Madara             Madara, Uciha

 Menulis Nama Orang Arab, Persia, Turki, dan Sejenisnya

Nama nama Orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya diindeks dan ditulis berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

1)            Nama Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya yang diikuti nama keluarga, nama kluarga dijadikan kata pengenal utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Sholeh Utsaimin          Utsaimin, Sholeh

Alfiah Sungkar            Sungkar, Afiah

2)             Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang menggunakan kata-kata bin, binti, ibnu, maka bagian nama yang didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai kata pengenal utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Abdullah bin Baz        Baz, Abdullah bin

Utsman bin Nashr       Nashr, Utsman bin

3)            Nama orang  Arab, Persia,Turki dan sejenisnya, yang sesudah kata bin, binti dan sebagainya terdapat dua nama atau lebih, maka nama yang demikian Diindeks dan ditulis dengan menggunakan kata akhir sebagai kata pengenal utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Amar bin Umar Ali                             Ali, Amar bin umar

4)            Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya, yang sesudah kata bin diiringi dengan dua nama (kata) yang menggunakan kata binjuga,maka nama yang demikian Diindeks dan ditulis seperti contoh di bawah ini

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Sa’ad bin Umar bin Mundzir              Mundzir, Umar bin Sa’ad

 Menulis Nama Orang Eropa, Amerika dan sejenisnya.

Nama – nama orang Eropa, Amerika dan sejenisnya diindeks dan ditulis dengan mempergunakan ketentuan sebagai berikut :

1)            Nama orang Eropa, Amerika dan sejenisnya diindeks dan ditulis berdasarkan nama keluarga, seperti contoh berikut :

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Henry Dunant             Dunnat, Henry

Eliana G. Jones           Jones, Eliana F

2)            Nama orang Eropa, Amerika, dan sejenisnya yang mempunyai kata sandang misalnya : Van, Van den, Van der, Von, da’, de, la, Diindeks sebagai berikut :

Contoh     :      Nama                                 Diindeks

Edwin van der Saar          Saar, Edwin van der

James van den Bosch        Bosch, James van den

 C. Sistem Identifikasi Secara Numerical

Sistem Identifikasi secara numerical adalah suatu cara pemberian nomor Rekam Medis kepada seorang pasien pada saat pasien tersebut melakukan registrasi/ melakukan pendaftaran/  admisi sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan..

Tujuan identifikasi pasien secara numerical antara lain sebagai berikut:

  1. Mempermudah pencarian kembali dokumen Rekam Medis yang berisi informasi tentang data pasien dan riwayat penyakit pasien pada sarana pelayanan kesehatan.
  2. Untuk mempermudah pencarian Dokumen Rekam Medis yang telah disimpan di filing.
  3. Sebagai pedoman tata-cara penyimpanan (penjajaran) Dokumen Rekam Medis
  4. Mempermudah identifikasi pada saat pasien registrasi / pendaftaran.
  5. Untuk menghindari terjadinya nomor ganda.
  6. Memudahkan identifikasi kepemilikan berkas Rekam Medis pada suatu penyimpanan apabila terjadi missfile atau salah simpan.

 Macam-Macam Sistem Penomoran

Ada 4 macam sistem pemberian nomor Rekam Medis penderita masuk (Admission Numbering system), yaitu:

  1. Sistem Identifikasi Secara Seri (Serial Numbering Sistem)

Pemberian nomor secara seri atau yang dikenal dengan serial numbering system adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung selalu mendapatkan nomor Rekam Medis baru. Pada sistem ini, KIB (Kartu Indeks Berobat) dan KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari satu KIB (Kartu Indeks Berobat) dan KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien). Bila pasien datang berobat untuk kunjungan berikutnya petunjuk yang digunakan yaitu buku register dengan cara menanyakan nama dan tanggal terakhir pasien berobat.

Keuntungan identifikasi pasien secara seri adalah petugas mudah mengerjakan pengisian data pasien dan pelayanan pendaftaran lebih cepat. Sedangkan kerugiannya adalah sulit dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari dokumen rekam medis  dan informasi medis menjadi tidak berkesinambungan.

  1. Sistem Identifikasi Secara Unit (Unit Numbering System)

Pemberian nomor secara unit atau dikenal dengan unit numbering system adalah suatu sistem dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang kerumah sakit dan digunalan selamanya pada kunjunga berikutnya.

Keuntungan sistem secara unit adalah:

  1. Informasi kllinis dapat berkesinambungan.
  2. Semua rekam medis pasien hanya memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map / folder.
  3. Menghilangkan kerepotan mencari rekam medis pasien yang terpisah dalam sistem seri

Sedangkan kerugiannya adalah pelayanan pasien kunjungan ulang lebih lama daripada dengan SNS (Serial Numerical System), karena petugas harus mencari dokumen rekam medis pasien yang lama.

  1. Pemberian Nomor Secara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Pemberian nomor secara seri unit atau dikenal dengan serial unit numbering system adalah suatu sistem identifikasi pasien dimana setiap pasien yang datang berobat ke Rumah Sakit selalu diberi nomor baru,

dan dilakukan Cross Reference atau penggabungan antara dokumen rekam medis baru dengan dokumen rekam medis lama dibawah satu nomor rekam medis lama. Cara penggabungan dokumen, bahwa nomor rekam medis yang baru dicoret dan diganti dengan nomor rekam medis yang lama sesuai dengan dokumen rekam medis lama sehingga nomor Rekam Medis yang baru tersebut dapat digunakan untuk pasien selanjutnya. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan ketempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk (out guide/tracer) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan.

Kelebihan dari sistem ini adalah pelayanan menjadi lebih capat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama, semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Kekurangannya yaitu petugas menjadi repot setelah selesai pelayanan, informasi kliniks pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan.

  1. Sistem Identifikasi Secara Family (Family Numbering System)

Yang dimaksud Sistem identifikasi secara Family yaitu suatu sistem penomoran yang menggunakan sistem identifikasi berdasarkan Alphanumerical.

Dalam sistem ini, satu keluarga hanya mendapat satu nomor rekam medis berdasarkan atas nama kepala keluarga.

Di bawah ini merupakan beberapa keuntungan dan kerugian dari Family Numbering System :

1)                      Keuntungan :

a)        Dokumen rekem medis dapat berkesinambungan dalam satu keluarga.

b)        Tidak menggunakan formulir pendaftaran yang banyak.

c)        Efisiensi ruang penyimpanan.

Kerugian :

Apabila dalam satu keluarga ada yang berkunjung secara terus menerus atau lebih dari satu orang maka berkas cepat penuh.

Sistem Penomoran yang Baik

Sistem pemberian nomor yang baik dan dianjurkan adalah sistem unit, karena memiliki kelebihan, yaitu:

  1. Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor Rekam Medis dan terkumpul dalam satu folder.
  2. Secara tepat memberikan informasi kepada klinisi dan manajemen, satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang penderita.
  3. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah-pisah dalam sistem seri.
  4. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri unit.

Alokasi Nomor Rekam Medis / Sumber Nomor

Sehubungan dengan sistem pelayanan di Rumah Sakit atau Puskesmas merupakan suatu sistem yang saling terkait, maka untuk mempercepat proses pelayanan di UGD (Unit Gawat Darurat) dan kamar bersalin, maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Nomor rekam medis terdiri dari 6 digit yaitu dimulai dari 00.00.00 sampai 99.99.99.

Pengalokasian nomor rekam medis:

  1. Unit pelayanan bayi lahir  : Nomor RM 00.00.00 s/d nomor RM 09.99.99

= 100.000 nomor RM

  1. Unit pelayanan gawat darurat      : Nomor RM 10.00.00 s/d nomor RM 49.99.99

= 400.000 nomor RM

  1. Unit pelayanan lewat TPPRJ        : Nomor RM 50.00.00 s/d nomor RM 99.99.99

= 500.000 nomor RM

  1. Unit Pengguna Dan Pengendali Rekam Medis

Unit pengguna nomor rekam medis adalah sebagai berikut:

  1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
  2. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
    1. Tempat Pendaftaran Pasien Unit Gawat Darurat (TPPUGD)

Setiap penggunaan nomor Rekam Medis ini dicatat dalam buku catatan penggunaan nomor Rekam Medis.

Unit pengendali atau alokasi nomor Rekam Medis adalah sebagai berikut:

  1. a.      Assembling

Unit asembling dalam pengendalian nomor Rekam Medis menggunakan buku catatan pengendalian nomor Rekam Medis.

  1. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Pengendalian nomor Rekam Medis secara otomatis dari data base sistem komputer.

A.   Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang saling terkait, saling tergantung, saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan sistem yang bersangkutan. Elemen-elemen tersebut merupakan struktur yang membentuk sistem yang bersangkutan melekukan kegiatan secara teratur sesuai metode yang ditentukan oleh sistem yang bersangkutan untuk melakukan tujuan sistem. Kegiatan yang secara teratur dan rutin itulah yang disebut prosedur.

Sistem Rekam Medik adalah suatu sistem yang mengorganisasikan formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen Rumah Sakit guna memudahkan pengelolaan Rumah sakit dan sarana pelayanan kesehatan lainnya.

B.   Sistem Identifikasi Pasien Secara Alphabetical

Sistem identifikasi pasien secara Alphabetical atau penamaan adalah sistem identifikasi kepada pasien untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain sehingga memperlancar atau mempermudah dalam pemberian pelayanan kepada pasien.

1.      Tujuan Sistem Identifikasi Pasien Secara  Alphabetical

Untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain, pasien baru dengan pasien yang lama dan menghindari terjadinya mal praktik, sehingga dalam memberikan pelayanan kepada seorang pasien dapat berjalan dengan mudah dan lancar.

2.      Macam–Macam Sistem Identifikasi Pasien Berdasarkan Alphabetical

Suatu sistem identifikasi pasien berdasarkan nama

a.       Sistem Identifikasi Pasien Alphabetical Murni dari pasien secara langsung. Penulisan nama pasien;

1. Nama diri (First Name)

2. Nama lengkap ( Surename )

Penulisan nama keluarga selalu dicantumkn terlebih dahulu, lalu diikuti nama diri.

b.      Sistem Identifikasi Pasien Alphabetical Fonetik.

Suatu sistem identifikasi pasien berdasarkan huruf ejaan, tulisan berbeda tetapi lafal atau ejaan sama.

c.       Sistem Identifikasi Pasien Alphabetical Soundex fonetik.

Suatu sistem identifikasi pasien berdasarkan lafal ejaan, tulisan sama tetapi lafal atau ejaan berbeda.

3.      Penggolongan Nama Pasien

a.       Menulis Nama Orang Indonesia.

1)      Nama Tunggal

Nama orang yang hanya terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu disebut.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Paimo                          Paimo

Ponijan                        Ponijan

2)            Nama Majemuk

Nama orang Indonesia yang majemuk dan oleh si pemilik nama itu ditulis menjadi satu, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.

Contoh     :      Nama                                 Diindeks

Alfi Hidayah                     Alfi Hidayah

Erlin Kurniawati               ErlinKurniawati

3)            Nama keluarga

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama keluarga, yang di utamakan nama keluarganya.

Contoh:           Nama                                  Diindeks

Arief Sujatmiko                Sujatmiko, Arief

4)            Bukan nama keluarga

Di Indonesia nama keluarga belum di kenal begitu luas, banyak nama orang Indonesia yang terdiri lebih dari satu atau dua kata, akan tetapi nama itu nama sebenarnya, bukan nama keluarga.maka untuk nama orang Indonesia yang lebih dari satu atau dua kata, kata terakhir di jadikan kata tangkap utama, atau di anggap sebagai nama keluarga

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Bima Anggara             Anggara, Bima

Didik Sapto                 Sapto, Didik

5)            Nama marga, suku, clan

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama marga, suku, dan klan yang dinamakan nama marga suku, klan

Contoh     :      Nama                           Dindeks

Dony Sitompul            Sitompul, Dony

Arman Simatupang     Simatupang, Arman

6)            Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki

Banyak wanita Indonesia menggunakan nama laki-laki mungkin nama ayahnya, nama suaminya atau mungkin namanya sendiri, bagi nama wanita Indonesia yang menggunakan nama laki-laki diindeks dan di tulis nama laki-laki dijadikan kata tangkap utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Alfi Arief                    Arief, Alfi

Erlin Arief                   Arief, Erlin

7)            Nama Permandian

Bagi orang Indonesia yang menggunakan nama permandian atau nama baptis maka nama tersebut diindeks dan ditulis menurut nama terakhir.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Ignatius Arief              Arief, Ignatius

8)            Nama Gelar

Nama – nama yang diikuti dengan gelar – gelar. Penulisan gelar – gelar tersebut ditempatkan dibelakang tanda kurung.

Nama Gelar dibedakan menjadi berikut   :

a)      Gelar Kesarjanaan

Contoh:     Nama                           Diindeks

Drs. Suwarno              Suwarno ( Drs)

Alfi, Ssi                       Alfi ( Ssi )

b)      Gelar kepangkatan

Contoh      :                                   Nama         Diindeks

Serda  Suhardi            Suhardi ( Serda )

Letkol Agus                Agus ( Letkol )

c)      Gelar keagamaan

Contoh      :                                   Nama         Diindeks

Pendeta Yesaya          Yesaya (Pendeta)

Haji Zainul Arifin       Arifin, Zainul ( Haji)

d)     Gelar kebangsawanan

Contoh      :                                   Nama         Diindeks

K.G.P.H Prawiro        Prawiro  (K.G.P.H)

9)            Nama Singkatan.

a)      Nama Singkatan Yang Tidak Diketahui Kepanjangannya.

Nama yang diiringi atau didahului dengan singkatan tetapi tidak diketahui kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

A. Yulian                    Yulian, A.

A.R Setyowati            setyowati, A.S.

b)      Nama Singkatan Yang Diketahui Kepanjangannya.

Apabila nama didahului atau diiringi dengan nama singkatan, dan singkatan itu diketahui kepanjangannya dan diindeks menurut yang telah dibicarakan.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

N.I. Khoiriyah             Khoiriyah Naila Izzah

N. Saidah                    Saidah Naila

b.            Menulis Nama orang Cina, Korea, Vietnam dan sejenisnya.

1)            Nama Asli.

Nama asli orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya diindeks dan ditulis sebagaimana mestinya.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Chia  Lia Woo             Chia Lia Woo

Wong Fei Hung          Wong Fei Hung

2)            Nama Orang Cina Yang Digabung Dengan Nama Orang Eropa.

Dalam kasus ini nama orang Cina lebih diutamakan baru menyusul nama orang Eropa.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Andy Lau                    Lau, Andy

c.             Menulis Nama Orang india, Jepang, Muang thai, dan Sejenisnya.

Dalam kaitan nama – nama orang India, Jepang, Muangthai, dan sejenisnya kata akhir dijadikan kata tangkap utama dalam indeks, tanpa memperhatikan apakah kata akhir itu nama keluarga atau nama clan.

Contoh     :      Nama                           Diindeks                                                    Rajasing Nehru Nehru, Rajasing

Uciha Madara             Madara, Uciha

d.            Menulis Nama Orang Arab, Persia, Turki, dan Sejenisnya

Nama nama Orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya diindeks dan ditulis berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

1)            Nama Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya yang diikuti nama keluarga, nama kluarga dijadikan kata pengenal utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Sholeh Utsaimin          Utsaimin, Sholeh

Alfiah Sungkar            Sungkar, Afiah

2)             Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang menggunakan kata-kata bin, binti, ibnu, maka bagian nama yang didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai kata pengenal utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Abdullah bin Baz        Baz, Abdullah bin

Utsman bin Nashr       Nashr, Utsman bin

3)            Nama orang  Arab, Persia,Turki dan sejenisnya, yang sesudah kata bin, binti dan sebagainya terdapat dua nama atau lebih, maka nama yang demikian Diindeks dan ditulis dengan menggunakan kata akhir sebagai kata pengenal utama.

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Amar bin Umar Ali                             Ali, Amar bin umar

4)            Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya, yang sesudah kata bin diiringi dengan dua nama (kata) yang menggunakan kata binjuga,maka nama yang demikian Diindeks dan ditulis seperti contoh di bawah ini

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Sa’ad bin Umar bin Mundzir              Mundzir, Umar bin Sa’ad

e.             Menulis Nama Orang Eropa, Amerika dan sejenisnya.

Nama – nama orang Eropa, Amerika dan sejenisnya diindeks dan ditulis dengan mempergunakan ketentuan sebagai berikut :

1)            Nama orang Eropa, Amerika dan sejenisnya diindeks dan ditulis berdasarkan nama keluarga, seperti contoh berikut :

Contoh     :      Nama                           Diindeks

Henry Dunant             Dunnat, Henry

Eliana G. Jones           Jones, Eliana F

2)            Nama orang Eropa, Amerika, dan sejenisnya yang mempunyai kata sandang misalnya : Van, Van den, Van der, Von, da’, de, la, Diindeks sebagai berikut :

Contoh     :      Nama                                 Diindeks

Edwin van der Saar          Saar, Edwin van der

James van den Bosch        Bosch, James van den

C.   Sistem Identifikasi Secara Numerical

Sistem Identifikasi secara numerical adalah suatu cara pemberian nomor Rekam Medis kepada seorang pasien pada saat pasien tersebut melakukan registrasi/ melakukan pendaftaran/  admisi sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan..

Tujuan identifikasi pasien secara numerical antara lain sebagai berikut:

1.    Mempermudah pencarian kembali dokumen Rekam Medis yang berisi informasi tentang data pasien dan riwayat penyakit pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

2.    Untuk mempermudah pencarian Dokumen Rekam Medis yang telah disimpan di filing.

3.    Sebagai pedoman tata-cara penyimpanan (penjajaran) Dokumen Rekam Medis

4.    Mempermudah identifikasi pada saat pasien registrasi / pendaftaran.

5.    Untuk menghindari terjadinya nomor ganda.

6.    Memudahkan identifikasi kepemilikan berkas Rekam Medis pada suatu penyimpanan apabila terjadi missfile atau salah simpan.

1.    Macam-Macam Sistem Penomoran

Ada 4 macam sistem pemberian nomor Rekam Medis penderita masuk (Admission Numbering system), yaitu:

a.    Sistem Identifikasi Secara Seri (Serial Numbering Sistem)

Pemberian nomor secara seri atau yang dikenal dengan serial numbering system adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung selalu mendapatkan nomor Rekam Medis baru. Pada sistem ini, KIB (Kartu Indeks Berobat) dan KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari satu KIB (Kartu Indeks Berobat) dan KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien). Bila pasien datang berobat untuk kunjungan berikutnya petunjuk yang digunakan yaitu buku register dengan cara menanyakan nama dan tanggal terakhir pasien berobat.

Keuntungan identifikasi pasien secara seri adalah petugas mudah mengerjakan pengisian data pasien dan pelayanan pendaftaran lebih cepat. Sedangkan kerugiannya adalah sulit dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari dokumen rekam medis  dan informasi medis menjadi tidak berkesinambungan.

b.    Sistem Identifikasi Secara Unit (Unit Numbering System)

Pemberian nomor secara unit atau dikenal dengan unit numbering system adalah suatu sistem dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang kerumah sakit dan digunalan selamanya pada kunjunga berikutnya.

Keuntungan sistem secara unit adalah:

a.         Informasi kllinis dapat berkesinambungan.

b.         Semua rekam medis pasien hanya memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map / folder.

c.         Menghilangkan kerepotan mencari rekam medis pasien yang terpisah dalam sistem seri

Sedangkan kerugiannya adalah pelayanan pasien kunjungan ulang lebih lama daripada dengan SNS (Serial Numerical System), karena petugas harus mencari dokumen rekam medis pasien yang lama.

c.    Pemberian Nomor Secara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Pemberian nomor secara seri unit atau dikenal dengan serial unit numbering system adalah suatu sistem identifikasi pasien dimana setiap pasien yang datang berobat ke Rumah Sakit selalu diberi nomor baru,

dan dilakukan Cross Reference atau penggabungan antara dokumen rekam medis baru dengan dokumen rekam medis lama dibawah satu nomor rekam medis lama. Cara penggabungan dokumen, bahwa nomor rekam medis yang baru dicoret dan diganti dengan nomor rekam medis yang lama sesuai dengan dokumen rekam medis lama sehingga nomor Rekam Medis yang baru tersebut dapat digunakan untuk pasien selanjutnya. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan ketempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk (out guide/tracer) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan.

Kelebihan dari sistem ini adalah pelayanan menjadi lebih capat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama, semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru. Kekurangannya yaitu petugas menjadi repot setelah selesai pelayanan, informasi kliniks pada saat pelayanan dilakukan tidak ada kesinambungan.

d.   Sistem Identifikasi Secara Family (Family Numbering System)

Yang dimaksud Sistem identifikasi secara Family yaitu suatu sistem penomoran yang menggunakan sistem identifikasi berdasarkan Alphanumerical.

Dalam sistem ini, satu keluarga hanya mendapat satu nomor rekam medis berdasarkan atas nama kepala keluarga.

Di bawah ini merupakan beberapa keuntungan dan kerugian dari Family Numbering System :

1)                      Keuntungan :

a)        Dokumen rekem medis dapat berkesinambungan dalam satu keluarga.

b)        Tidak menggunakan formulir pendaftaran yang banyak.

c)        Efisiensi ruang penyimpanan.

2)                      Kerugian :

Apabila dalam satu keluarga ada yang berkunjung secara terus menerus atau lebih dari satu orang maka berkas cepat penuh.

2.    Sistem Penomoran yang Baik

Sistem pemberian nomor yang baik dan dianjurkan adalah sistem unit, karena memiliki kelebihan, yaitu:

a.    Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor Rekam Medis dan terkumpul dalam satu folder.

b.    Secara tepat memberikan informasi kepada klinisi dan manajemen, satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang penderita.

c.    Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah-pisah dalam sistem seri.

d.   Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri unit.

3.    Alokasi Nomor Rekam Medis / Sumber Nomor

Sehubungan dengan sistem pelayanan di Rumah Sakit atau Puskesmas merupakan suatu sistem yang saling terkait, maka untuk mempercepat proses pelayanan di UGD (Unit Gawat Darurat) dan kamar bersalin, maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Nomor rekam medis terdiri dari 6 digit yaitu dimulai dari 00.00.00 sampai 99.99.99.

Pengalokasian nomor rekam medis:

a.                                                                                         Unit pelayanan bayi lahir  : Nomor RM 00.00.00 s/d nomor RM 09.99.99

= 100.000 nomor RM

b.                                                                                         Unit pelayanan gawat darurat      : Nomor RM 10.00.00 s/d nomor RM 49.99.99

= 400.000 nomor RM

c.                                                                                         Unit pelayanan lewat TPPRJ        : Nomor RM 50.00.00 s/d nomor RM 99.99.99

= 500.000 nomor RM

 

4.      Unit Pengguna Dan Pengendali Rekam Medis

Unit pengguna nomor rekam medis adalah sebagai berikut:

a.       Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

b.      Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)

c.       Tempat Pendaftaran Pasien Unit Gawat Darurat (TPPUGD)

Setiap penggunaan nomor Rekam Medis ini dicatat dalam buku catatan penggunaan nomor Rekam Medis.

Unit pengendali atau alokasi nomor Rekam Medis adalah sebagai berikut:

a.      Assembling

Unit asembling dalam pengendalian nomor Rekam Medis menggunakan buku catatan pengendalian nomor Rekam Medis.

b.      Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Pengendalian nomor Rekam Medis secara otomatis dari data base sistem komputer.

 

  1. A. TUJUAN PENYIMPAN DOKUMEN REKAM MEDIS
    1. Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
    2. Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna menjaga kesinambungan.
    3. Mempermudah pengambilan kembali dokumen rekam medis (retrieve)
  2. B. CARA PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Cara penyimpanan dokumen rekam medis terdapat 3 cara, yaitu :

  1. Penyimpanan Sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan folder atau map baik dokumen rawat inap, rawat jalan, gawat darurat yang disimpan dalam satu folder, tempat, rak penyimpanan.

Kelebihan Sentralisasi :

  1. Mengurangi terjadinya duplikasi pemeliharaan dan penyimpanan
  2. Mengurangi jumlah biaya untuk peralatan dan ruangan
  3. Tata kerja dan peraturan kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi
  4. Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan
  5. Mudah menerapkan sistem unit record

Kekurangan Sentralisasi :

  1. Petugas lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap
  2. Petugas filing dokumen rekam medis harus jaga 24 jam
  3. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam
 
1
  1. Penyimpanan Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis antara rawat jalan, rawat inap, gawat darurat terpisah dengan tempat, folder, rak penyimpanan.

Kelebihan Desentralisasi :

  1. Efesiensi waktu sehingga pelayanan pasien lebih cepat
  2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Kekurangan Desentralisasi :

  1. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis
  2. Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan lebih banyak
  3. Penyimpanan Satelit

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara satelit yaitu sistem penyimpanan dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat inap, gawat darurat yang disimpan secara terus menerus pada suatu unit tertentu untuk keperluan pelayanan yang bersifat continue (terus menerus).

Kelebihan Penyimpanan Satelit :

  1. Efesiensi waktu sehingga pelayanan pasien lebih cepat
  2. Petugas filing rekam medis lebih ringan

Kekurangan Penyimpanan satelit :

Petugas unit yang bersangkutan lebih repot

  1. C. PENGERTIAN SISTEM PENJAJARAN

Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.

  1. D. SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Terdapat 3 cara dalam sistem penjajaran rekam medis, yaitu :

  1. 1. Alphabetical
  2. 2. Alphanumerical
  3. Numerical (penomoran)

Sistem penjajaran secara numerical terbagi menjadi 3, yaitu :

  1. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

14

Primer

(Primary Digits)

20

Sekunder

(Secondary Digits)

94

Tersier

(Tertiary Digits)

Kelebihan :

1)      Mudah dalam mengambil dokumen rekam medis sekaligus secara berurutan

2)      Mudah dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

Kekurangan :

1)      Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam mengambil, apabila dokumen dengan nomor urutan tengah

2)      Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya

3)      Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas

4)      Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya

5)      Makin besar angka yang diperhatikan, makin  besar kemungkinan membuat kesalahan

6)      Terjadinya konsentrasi petugas pada rak penyimpanan untuk  nomor terbesar

7)      Petugas saling berhimpitan apabila mengambil dokumen pada sub rak yang sama

Contoh nomor rekam madis :

20 94 13

20 94 14

20 94 15

20 94 16

20 94 17

20 94 23

20 94 24

20 94 25

20 94 26

20 94 27

20 94 33

20 94 34

20 94 35

20 94 36

20 94 37

  1. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

14

Tersier

(Tertiary Digits)

20

Sekunder

(Secondary Digits)

94

Primer

(Primary Digits)

Kelebihan :

1)      Petambahan jumlah dokumen rekam medis tersebar di 100 section

2)      Pekerjaan akan terbagi secara merata untuk setiap petugas

3)      Mudah dilakukan standarisasi

4)      Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section

5)      Dokumen rekam medis yang inaktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section oleh petugas

6)      Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section dapat terkontrol dan terhindar dari timbulnya rak-rak kosong

7)      Kesalahan dalam penjajaran (misfiled) dapat dihindari

Kekurangan :

1)      Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

2)      Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu

Contoh nomor rekam medis :

13 20 94

14 20 94

15 20 94

16 20 94

17 20 94

18 20 94

19 20 94

20 20 94

23 20 94

24 20 94

25 20 94

26 20 94

27 20 94

28 20 94

29 20 94

30 20 94

33 20 94

34 20 94

35 20 94

36 20 94

37 20 94

38 20 94

39 20 94

40 20 94

  1. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Tengah (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.

14

Sekunder

(Secondary Digits)

20

Primer

(Primary Digits)

94

Tersier

(Tertiary Digits)

Kelebihan :

1)      Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts

2)      Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan

3)      Kejadian misfiled dapat dihindari

4)      Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

Kekurangan :

1)      Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

2)      Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu

Contoh nomor rekam medis :

20 94 13

20 94 14

20 94 15

20 94 16

20 94 17

20 94 18

20 94 19

20 94 20

21 94 13

21 94 14

21 94 15

21 94 16

21 94 17

21 94 18

21 94 19

21 94 20

22 94 13

22 94 14

22 94 15

22 94 16

22 94 17

22 94 18

22 94 19

22 94 20

  1. E. TRACER

Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan untuk digunakan berbagai keperluan.

Isi atau data pada tracer :

  1. Nomor rekam medis
  2. Tanggal peminjaman
  3. Tanggal pengembalian
  4. Unit atau orang yang menggunakan
  5. Keperluan

System Retensi : metode / cara pemilahan berkas Rekam Medis untuk penghematanpemakaian rak penyimpanan berkas.Ada 2 ruangan / rak berkas Rekam Medis (Aktif & Inaktif)

  • INDEX
    Indexing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien.
    Jenis indeks biasa dibuat :
  • Indeks Pasien
    Indeks Pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua pasien yang pernah brobat di rumah sakit.
    Kegunaan indeks penderita adalah sebagai kunci untuk menemukan berkas rekam medis seorang penderita.
  • Indeks Penyakit (Diagnosis) dan operasi
    Indeks penyakit (diagnosis) dan operasi adalah suatu kartu katalog yang berisi kode penyakit dan kode operasi yang berobat di rumah sakit
  • Indeks Dokter
    Indeks Dokter adalah suatu kartu katalog yang berisikan nama dokter yang memberikan pelayanan medik kepada pasien.
    Kegunaan untuk menilai pekerjaan dokter dan bukti pengadilan

    INDEKS KEMATIAN
    Informasi yang tetap dalam indeks kematian

  • Nama penderita
  • Nomor rekam medis
  • Jenis kelamin
  • Umur
  • Kematian : kurang dari sejam post operasi
  • Dokter yang merawat
  • Hari perawatan
  • Wilayah

    PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS
    Suatu kegiatan yang dilakukan petugas untuk memasukkan/menyimpan kembali berkas rekam medis pasien rawat jalan atau rawat inap.
    Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :

  • Sentralisasi
    Sentralisasi ini diartikan menyimpan berkas rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat
  • Desentralisasi
    Dengan desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan disatu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medik.

 

Leave a Reply


× eight = 24